ここは、都内のちょっと素敵なカフェ。大規模イベント企画中の店長が、得意げに話しています。

ふっふっふ、電子決済やモバイルオーダー導入のための機器やアプリを手配したぞ！　これでイベント大成功間違いなしだ！

見通しが甘い気がするなぁ。ツールはもちろんだけど、「充分な通信環境の確保」はできてる？

なにそれ？

実はデジタルを駆使したイベント運営をするなら、「通信環境」は絶対に考慮したいポイントなんです。業務用はもちろん、参加者の通信環境も見逃せません。今では欠かせないキャッシュレス決済や電子チケットは利用者の端末でも通信が必要なことがほとんどです。

今回は、イベントでの通信環境で見直されている「フリーWi-Fi」についてご紹介します。

「モバイル通信頼り」ではスムーズなデジタルサービス利用は難しい

通信？　みんなモバイル通信するから大丈夫でしょ？

そのモバイル通信が一斉に使われて混雑したら......電子決済が接続しにくいとレジが長蛇の列かも。

それは困る！

数千人、数万人が集まるイベントでは、同時に多くの人が通信を行います。モバイル通信が混雑し、通信速度が著しく低下したり、つながらなくなってしまうといったことが、さまざまなイベント会場で実際に起こっています。

その影響はSNS投稿や通話といったスマートフォンの利用にとどまりません。電子決済やモバイルオーダー、電子チケットなど、通信を利用したサービス全てに及びます。

お客さまはオーダーが通らずイライラ、決済ができない人でレジの列は伸び放題......デジタル化したら余計に使いにくくなった、と評判を落としてしまう事例が少なからず見られます。

安心・安全なイベント運営には、通信環境の整備が不可欠なんだよ。

携帯キャリアにモバイル通信の臨時の基地局を依頼するという選択肢もありますが、キャリア側の事情に左右されることもあり、なかなか自由にいかないことも多いようです。

Wi-Fiなどの通信環境の整備は、主催者にとって「スムーズなイベント運営のために必要なピース」になってきているのです。

全ユーザーに優しい環境はWi-Fiで作れる

たとえばフリーWi-Fiを設置することも、通信の輻輳を避ける良い手段になるね。

肝心のサービスが通信の輻輳などで停滞しないために、主催者が準備できることの一つに「フリーWi-Fiを整備すること」があります。

でも待って。それって、フリーWi-Fiが混雑するだけで同じじゃないの？

バックホール回線が違うWi-Fiを使えば通信を分散できるし、モバイル通信だけの時よりもずっと渋滞しにくくなるよ。

多くのWi-Fiは基幹となる通信網と端末の間の回線（バックホール回線）として、光回線を使っています。これはモバイル通信とは別の回線です。通信も分散して渋滞しにくくなり、安心して使ってもらうことができるのです。

関連リンク：通信障害の切り札？　災害時に活躍？　知っておきたいモバイル通信とフリーWi-Fiの関係について
https://www.ntt-bp.net/column/blog/2022/12/post-101.html

通信制限中のスマホだと決済画面を開くのも一苦労だから、そういう人も嬉しいかも。

また、昨今のイベントではアプリを利用するケースも増えています。イベント情報の周知やグッズ等の販売への活用、ポイントカードのほか、Bluetoothでペンライトと連携して舞台演出に活用する例も見られます。通信環境を整備することで、ユーザーにこのようなアプリをダウンロードしてもらいやすくなるのも大きなメリットになりますよ。

なるほどなぁ。でも数万人が使う環境を作るのはさすがに大変そうだな。

確かにね。予算が限られている場合は、スタッフ用だけは最低限用意しておく、という手もあるよ。

お客さま用と業務用、どちらのフリーWi-Fiも用意できることが理想ですが、予算にも都合があるもの。そんな時は、業務用Wi-Fiだけ用意する、というのも一つの手です。

参加者が増えることで通信トラフィックの影響を受けるのは利用客だけではありません。業務用の通信環境が安定しないことは、より運営に致命的な影響を与えます。スタッフの活動エリアが広い場合など、モバイル通信を活用しているような現場も多々あるでしょう。Wi-Fiを併用することで、スタッフの業務への影響を緩和することも重要です。

適切な設定でフリーWi-Fiを設置しよう

いくらWi-Fiを設置しても、そこだけに人が殺到すれば使えなくなるのは同じです。用途に応じた電波のエリア設計も必要でしょう。せっかくのWi-Fiが無駄にならないよう、ポイントを押さえて設置しましょう。

1. 光回線など、モバイル通信と別のバックホール回線を使う
2. 想定する利用状況にあわせた電波やネットワークの設計を行う
3. クリーンな電波環境作りを心がける
4. 利用しやすい動線を作り誘導する

順に見ていきましょう。

光回線など、モバイル通信と別のバックホール回線を使う

例えばポケットWi-Fiなどは、バックホール回線にスマートフォンなどと同じようにモバイル通信を使っています。これでは通信回線の混雑を緩和することにはなりませんね。光回線などをバックホール回線にしたWi-Fiを使いましょう。

想定する利用状況にあわせた電波やネットワークの設計を行う

来場者数はもちろん、何人が同時に接続するのか、会場のどこで使えるようにしたいのか、と事前に想定した利用状況にあわせた電波設計、ネットワーク設計が必要です。アクセスポイントの設置位置によっては必要な場所に電波が届かずに使えない、ということも。また混雑状況によっても、電波の届き具合は変わります。何人が接続できるアクセスポイントを、いくつ、どこに用意するのかをしっかりと検討しましょう。

クリーンな電波環境作りを心がける

クリーンな電波環境を維持するための下準備も重要です。合同のイベントであればなおさら、主催以外の各店舗がポケットWi-Fiを持ち込んでしまうと、干渉しあって電波環境が悪化してしまいかねません。

会場をしっかりカバーリングでき、干渉しないよう上手にルーターを配置した共用Wi-Fiを設置し、出展者には独自のWi-Fiを持ち込まないよう呼びかけるのも良いでしょう。

利用しやすい動線を作り誘導する

せっかく用意したフリーWi-Fiも、使われなければ意味がありません。訪れた人がフリーWi-Fiの存在に気付き、使いやすいよう、ステッカーや告知の準備もしっかり行いたいものです。

見えない電波だからこそ、プロの調査と構築に任せよう

さまざまな注意点をご紹介しましたが、これらすべてをしっかり考慮するのは難しいものです。そんな時は、プロに構築を依頼することをオススメします。

そりゃプロに構築してもらえたら安心だけど、工事日を考えて会場おさえてないよ～

それなら、丁度いいサービスを知ってるよ！

NTTBPの「一夜城Wi-Fi」はWi-Fiスポットを短い工期で設置することができます。
イベントの当日、あるいは数日間のみの仮設のアクセスポイントを設置する場合に有効な方法です。

無線の専門家による調査を経て、主催者さまとの密接なコミュニケーションから、イベントごとの最適な機器選定、提案を行います。光回線の敷設が難しい、景観配慮の条件が厳しい、といった「その会場独自の課題」にも真摯に向き合って解決します。まかせて安心な頼もしいサービスです。

事前調査などの準備のため2～3か月前から声をおかけいただく必要はありますが、設置や撤去の工事は大規模イベントであってもほとんどの場合は当日数時間の間に完了します。イベントをするにも、長く会場をおさえるのは難しいもの。短い工事期間でサッと作ってサッと撤去できる一夜城Wi-Fiがきっと助けになります。

費用はイベントの大きさや条件によってさまざまです。思いのほかお安くご案内できることもあるので、困ったらぜひ相談してみてくださいね。

「使いやすいWi-Fi」で伝わる思いやり

会場の下調べで気付かなかった課題もわかったし、かなりいい提案をもらったぞ

しっかり使えるWi-Fiがあるだけで、いろいろな不安が消えるね

決済する、入場する、オーダーする、ポイントカードを使う、下調べする、投稿や配信で興奮を伝える、待ち合わせする......あらゆるタイミングで通信をはさむ現代のイベントで、安定した通信は何よりも成功に直結するものです。

それは「便利だから」というシンプルな理由だけではありません。「安心して使える環境が整備されている」ということ、そういう会場にしたいという主催の想いやりがユーザーに伝わり、やがて安心、大きな満足感に繋がっていくように思います。

今は「とりあえずフリーWi-Fiを設置しておく」時代ではないかもしれません。しかし、「フリーWi-Fi込みで会場全体の電波をデザインする」ことは以前にも増して重要になっているのです。

しっかりとフリーWi-Fiを整備して、大成功でイベントを終わらせたいものですね。