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イベント会場にWi-Fiが必要な7つの理由。手軽に設置できる方法もご紹介

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イベント開催で頭を悩ませることの一つに会場のインターネット環境があります。主催者が利用するパソコンやシステム端末はもちろん、イベント出展者や来場者の通信環境にも気を配らなくてはなりません。
利用者からは「フリーWi-Fiが欲しい」という声も聞こえてきますが、本当に必要なのでしょうか。

仕事で任された初めてのグルメイベント! 有名店の出展者さんもアサインできたし、絶対に成功させたい! ただ、別にWi-Fiなんていらないと思うんだけど......

今回は、はじめてのイベント主催で成功めざして燃えるヨウコさんと通信会社の営業担当者さんのやりとりを通して、イベント会場にWi-Fiが必要な理由と設置方法についてご紹介していきます。

    主催者の通信環境をスマートに

  1. 「無線」化で配線の問題が解決
  2. スタッフ用の通信環境の整備が経費削減につながる
  3. モバイルルーターの乱立を避ける
  4. フリーWi-Fiは主催者にとってもメリットが多い

  5. フリーWi-Fiは「あって当たり前」
  6. 情報の拡散を促進するための「仕組み」としてのフリーWi-Fi
  7. Wi-Fiログから来場客の動向を知る
  8. パンフレットやアンケートのデジタル化
  9. イベントWi-Fiの設置方法や費用は?

主催者の通信環境をスマートに

イベントの開催にあたってインターネット環境は不可欠な時代です。スケジュール管理や受付システムのためのパソコン、スマートフォンやインカムなどの通信機器、POSやサーマルカメラ、デジタルサイネージと、接続する端末も多種多様になってきています。

主催者用のオンライン環境はどのように整えるのがいいのでしょう?

1.「無線」化で配線の問題が解決

入口のサーマルカメラと本部のテントで使うパソコンはインターネットが必要なので、隣の市民会館からLANケーブルを長~く引っ張ってこようと思ってたんですけど、それじゃだめですか?

それも一案ですね。でもWi-Fiならもっとスマートに解決できますよ。

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設営で頭を悩ませる問題の1つに「配線」があります。接続する端末数が多くなればなるほど、有線では限界があります。安全性も考慮する必要があるので、工事には時間も費用もかかります。
ですが無線であれば、配線に悩まされることはありません。接続端末台数やレイアウトの急な変更にも柔軟に対応できます。
会場の美観の上でも、無線にすることがスマートですね。

2.スタッフ用の通信環境の整備が経費削減につながる

あ、でもアルバイトさんとの連絡はインカムをレンタルする予定なんです。これならスマートでしょ?

よい考えだと思いますが、Wi-Fiを活用することでレンタル代をまるまる節約した主催者さんもいるんですよ。

とあるイベントではスタッフ同士の連絡に個人のスマートフォンを利用しました。といっても、アルバイトさんに通信費を負担させるわけにはいきません。そこで活躍したのがWi-Fiです。Wi-Fiがあることで気兼ねなく、連絡を取り合うことができました。
インカムのレンタル代が節約になっただけでなく、そもそも各自のスマホなので「使い方が分からない」といったトラブルも避けることができたそうです。

3.モバイルルーターの乱立を避ける

イベント出展者にとってもインターネット環境は重要です。キャッシュレス決済、デジタルサイネージでの情報発信などやりたいことはいろいろあるものの、それぞれで環境を確保しようとするとどうなるでしょうか?

使いたい出展者さんはそれぞれポケットWi-Fiとか用意してもらって使っていただければいいかな、って思ってたんですけど......

それはよくありません! あちこちから電波が出ていると、干渉しあって通信環境が悪化し、どのWi-Fiにも繋がりにくくなってしまうんです。数台でも近くにあると、影響が出てしまうんですよ。

近くに複数のWi-Fiルーターがある環境だと電波はこのようになっています。

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それぞれの電波が干渉しあい、お互いに接続しにくい状況になっていますね。
「ポケットWi-Fiの電波なんてたいしたことないだろう」とか「1台くらい平気だよね」というのは間違いです。イベント会場など人の集まる場所では自身が繋がりにくくなるだけでなく、周囲の公共のWi-Fiなどにも影響を与えてしまいます。
出展者の多いイベントでは特に注意が必要です。

しかし共用できるWi-Fi環境があればどうでしょう。それぞれでモバイルルーターを持ち込む必要がなくなり、電波環境はクリーンな状態が保たれます。その結果、みんなが気持ちよくインターネットを利用することができるのです。

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フリーWi-Fiは主催者にとってもメリットが多い

4.フリーWi-Fiは「あって当たり前」

利用者にとってフリーWi-Fiは、いまや「あって当たり前」のもので、特別なものではありません。せっかく設置しても「嬉しい」という声は耳に届きにくいものです。しかし「当たり前」がゆえに、フリーWi-Fiがなければ逆に失望の声が上がることもあるのです。

一方、利用者だけのものと思われがちなフリーWi-Fiですが、集客アップや経費削減にもつながります。

5.情報の拡散を促進するための「仕組み」としてのフリーWi-Fi

フリーWi-Fiってあると便利だけど、だからといってお客さんが増えるわけでもないですよね。

どうでしょう?今後の集客のためにもイベントで楽しかった思い出はSNSにたくさん発信してもらいたいですよね。そのためにどんな工夫をしていますか?

公式の発信よりも、知人やインフルエンサーからの情報や口コミを重視しているという人も多くなっている昨今、SNSでの拡散はイベント集客には非常に重要です。

そのための工夫の一つがフリーWi-Fiです。「ここにフリーWi-Fiがあるよ!」という告知と一緒に「思い出をシェアしよう!」という働きかけをしてみてください。独自のハッシュタグを使って、イベントの演出と絡めるのも有効ですね。

6.Wi-Fiログから来場客の動向を知る

ところで、今回のイベントは2会場に分かれていますよね。混雑する時間帯や2会場の回遊ってどうやって調べるんですか?

駐車場で時間ごとに台数をカウントするとか考えてたんですけど、電車で来る人もいるし......。あとは、感覚ですかね。

来場客の動向を知る方法としてはセンサーやカメラの設置、人を配置してカウントする方法などいくつか選択肢がありますが、手軽に活用できるのがフリーWi-Fi利用者数のレポートです。混雑している時間帯や場所、外国語のユーザー比率なども見ることができます。

あくまでフリーWi-Fiのみの利用者数なので実数ではなく傾向にはなりますが、他の機器を設置する必要がなく余分な手間がかかりません。

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関連リンク:設置したフリーWi-Fiの利用状況、把握していますか? ~データサイエンティストに聞くWi-Fiログの利活用とビックデータ分析とは
https://www.ntt-bp.net/column/blog/2021/06/post-29.html

7.パンフレットやアンケートのデジタル化

利用者向けのWi-Fiがあれば、紙で配布されているパンフレットやアンケートなどをWEBに置き換えることもできます。印刷費や配送費が節約でき、保管や配布場所の確保、それに伴う人的稼働も不要です。ゴミの削減にもつながりますね。

このようにイベント会場のWi-Fiは環境をスマートにし、さまざまな経費削減にもつながるのです。

イベントWi-Fiの設置方法や費用は?

必要なのはわかったけど、設置工事の準備も大変そう。会場を抑えられる時間も限られているし......
節約につながる、とはいってもお金もやっぱり気になるなぁ。

気になるのが設置方法や費用です。ここでは、イベントWi-Fiの構築でよく用いられる方法を2つご紹介します。

臨時アクセスポイントの工事

NTTBPの「一夜城Wi-Fi」では、Wi-Fiスポットを短時間の工事で設置することができます。
イベント時のみ、仮設のアクセスポイントを設置する方法です。事前の調査や計画が重要なので、2~3か月前から準備を始める必要があります。
当日の設置や撤去の工事は、大規模なイベントであっても数時間で完了します。しかし、設営の都合などで長く会場を抑えるのは難しいものです。深夜や早朝帯の作業になる場合は割増料金がかかってしまうので、注意が必要ですよ。

費用はイベントによって大きく異なります。動員規模やWi-Fiでカバーしたい範囲、屋外か屋内か、光回線の有無など、条件はさまざまですが、安いもので数十万円~高ければ数百万円になるものもあります。

うーん、かかる費用に結構幅があるんですね。

一口にイベントといってもいろいろですから。今回は利用できるインターネット回線もありますし、利用するエリアも広くないので心配されるほどではないと思いますよ。

でも工事の調整とかも必要ですよね。もっと手軽な方法あるといいんだけど...

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屋内でのイベントWi-Fi施工の一例

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屋外でのイベントWi-Fi施工の一例

関連リンク:フリーWi-Fiはどうやって設置してるの? 技術者が語る構築のこだわりから最新事例まで
https://www.ntt-bp.net/column/blog/2021/10/post-57.html

関連リンク:一夜城Wi-Fi - 短期利用可能な高品質Wi-Fi
https://www.ntt-bp.net/wifi-plus1/service/ichiyajo.html

キャリーバッグWi-Fiなど持ち運びできるWi-Fiスポット

工事の準備や費用を軽減できる「キャリーバッグWi-Fi」という手軽な方法もありますよ。

「キャリーバッグWi-Fi」は、Wi-Fiスポットのレンタルサービスです。通信回線や電気配線の工事は一切必要なく、この一台でWi-Fiサービスを提供することが可能です。

費用も1週間レンタルで1台33,000円~と手軽です。

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引用:キャリーバッグWi-Fi - イベント向け・設置工事不要のフリーWiFi! | プラスワンモール - NTTBP
https://www.ntt-bp.net/wifi-plus1/service/carrybag-wifi.html

電源や光回線など一切のケーブルが不要なのも魅力です。電源や光回線が届かないような田んぼの真ん中、会場のシャトルバスの中、街を練り歩くお祭りの山車の中、とアイデア次第でさまざまな使い方ができます。

届いたらWi-Fiスポットにしたい場所に持って行って、電源を入れるだけで完了なので、ヨウコさんでも簡単に設置できますよ。

安いし全部これでいいじゃないですか!

ただし、イベントの動員数や希望する利用用途によっては、キャリーバッグWi-Fiではスペックが足りない、ということもあるので注意してくださいね。

「キャリーバッグWi-Fi」の場合、快適に同時接続できる人数に限りがあります。1台での利用であれば、1日あたりの動員規模としては1,000人程度のイベントが適しています。
それ以上の規模のイベントであっても、複数台を設置することでカバーできる場合もありますよ。

Wi-Fiを活用してイベントを成功させましょう!

よーし燃えてきたぞ!!!

ところでなんのイベントなんですか?

古今東西のびっくり料理を集めた「電波系グルメ」のイベントなんです。ちょっと怪しげなキッチンカーが数十台集まるんですよ。BPさんにぴったりのイベントでしょ。

にっこり(確かに電波の会社ですが......)

運営支援のさまざまなデジタルツールの登場やライブ配信、SNSと連動した演出など、イベントにおけるインターネット環境整備はますます重要になってきています。
利便性向上だけなく、運営費の軽減の観点でもメリットの多いWi-Fi。上手に活用してスマートなイベント開催を!

NTTBPでは、一夜城Wi-FiやキャリーバッグWi-Fiをはじめ、さまざまなワイヤレスソリューションのお手伝いができます。お気軽にお問い合わせください。

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